Trong khi những chiếc máy in có mức giá ngày càng rẻ thì chi phí in ấn vẫn ở mức cao. Do vậy, hãy làm sao để in ấn tiết kiệm nhất có thể!

Chỉ in đúng nhu cầu

Không phải tất cả nội dung trong văn bản đều cần phải in ấn ra. Đôi khi, bạn chỉ cần một đoạn nhỏ vừa khít trong một trang giấy nhưng lại in một loạt đến 5 trang khác nhau, nhất là khi in website. Do vậy, trước khi in, bạn cần sử dụng tính năng Print Preview để bảo đảm chỉ lấy những thông tin cần thiết. Ngay cả khi website hoặc phần nội dung có vẻ như đã rất đẹp để in thì tính năng Print Preview cũng sẽ bảo đảm cho bạn không bỏ sót lề phải của tài liệu (vài trang web có bề ngang quá rộng so với nhiều máy in). Nếu cần thiết, bạn có thể chỉnh lối trình bày trang in từ dạng đứng (Portrait) sang dạng ngang (Landscape).



Các tiện ích giúp in trang web trọn vẹn trong một tờ giấy

Một số hãng sản xuất máy in thường cung cấp các tiện ích miễn phí giúp người dùng thiết kế in ấn các trang web nhanh hơn. Bạn hãy tham khảo website của hãng sản xuất máy in mà bạn đang sử dụng để tìm một chương trình như vậy, ví dụ tiện ích Easy-WebPrint của Canon có thể tải về miễn phí tại CanonEasyWebPrint.com.

In nháp và in hai mặt

Chế độ in tiêu chuẩn thường làm tốn nhiều mực hơn để chất lượng bản in đẹp và đồng đều. Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng cần một bản in “đậm đà” như thế, trừ trường hợp phải nộp báo cáo cho xếp hoặc in phần giới thiệu gửi đến khách hàng. Để giảm lượng mực in sử dụng, bạn nhấn nút Properties rồi chọn chế độ Draft ở mục Print Quality (vị trí các tùy chọn này có thể thay đổi tùy loại máy in). Nếu không cần in màu, bạn nhấn nút Grayscale Printing. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc.



In hai mặt giúp tiết kiệm giấy hiệu quả

Hiện nay, một số máy in văn phòng đã được tích hợp sẵn tính năng tự động đảo mặt giấy để có thể in card hai mặt dễ dàng (duplex printing). Một số khác lại không có khiến bạn sẽ vất vả hơn khi phải thao tác bằng tay. Nhưng in hai mặt chính là cách thức tiết kiệm giấy tốt nhất (đến 50%) nên nếu có nhiều thời gian, hãy chọn in hai mặt.

Bảo vệ phần cứng máy in

Tránh ngắt điện đột ngột: Bạn có thường hay tắt / mở máy in ấn quảng cáo bằng cách rút hay cắm trực tiếp dây nguồn không? Nếu có, hãy từ bỏ thói quen này ngay nhé. Bởi khi bạn tắt máy in bằng công tắc trên máy, máy sẽ đưa các đầu in về vị trí đã được định trước và bảo vệ chúng an toàn trước các chấn động bất ngờ. Việc bạn tắt máy một cách đột ngột (rút phích cắm ra khỏi ổ điện) khiến máy bị mất nguồn điện ngay lập tức, qua đó ngăn cản các đầu in trở về vị trí bảo vệ.
Đề phòng cartridge bị khô: Cartridge (hộp) mực in có một “thói quen” xấu là rất dễ bị khô khi không thường xuyên dùng đến. Bạn nên in ít nhất một trang tài liệu (dùng cartridge mực đen hay mực màu) mỗi tuần để lau sạch các cartridge của máy in.



Nên sử dụng các phụ kiện chính hãng

Sử dụng phụ kiện chính hãng: Các loại cartridge không nhãn hiệu thường có giá rẻ hơn so với loại cartridge chính hãng. Tuy nhiên giải pháp tiết kiệm này có thể đem đến cho bạn một chất lượng bản in không đồng nhất và còn tăng nguy cơ hư hỏng máy. Nếu máy in của bạn chỉ dùng để in các văn bản nội bộ thì mực in không nhãn hiệu là lựa chọn thích hợp. Còn không, hãy tốn thêm chút chi phí cho bộ cartridge “hàng hiệu” để luôn có chất lượng bản in an bao bi tốt nhất